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如何破解跨部门协作困局

发布日期:2020-07-31 16:36:26   |   浏览次数:1004   来源:肖丽春/特发地产公司

目前企业内部各级组织间的部门壁垒仍然是很多企业的痛点,工作中难免会遇到跨部门协作的情况,协作不好就会引发一系列问题,严重影响工作效率。如何破解跨部门协作困局,促进部门间高效合作,从而提高企业资源合理分配和组织绩效,值得思考。

一、跨部门协作存在的困局

在企业经营发展中,没有任何一个部门可以独立的为企业创造利润,大部分工作流程都是若干部门共同合作来完成的,只有加强跨部门沟通协作,凝心聚力,集思广益,才能保证企业的高效率运转,实现各项任务目标。

然而,在跨部门协作中,我们往往花费大量的时间在沟通上,有些工作在部门内沟通完全没问题,但是跨部门沟通就问题不断,例如:一项工作分配好由一个部门主导另一个部门协作,但因配合不当,迟迟无法交付;跨部门工作经常出现多个部门重复做了同一份工作;工作出现问题,各部门相互推卸责任,无人担责等等,这些都是我们工作中经常遇到的协作问题,随着企业的发展壮大,部门越来越多,成员也逐渐增加,工作慢慢细化,跨部门之间的工作越来越难做,沟通协作效果低下,影响公司整个工作效率。

二、跨部门协作困局的原因分析

(一)部门文化认知差异。每个团队都有自己的小团体文化,部门文化的主要引领者是部门领导,部门领导之间的文化差异带来的行为风格、思维方式的差异,必然会引起在部门之间沟通方面的障碍和阻力。不同背景的人的思维方式不一样,如果整个企业文化足够强势,能够同化和约束这些背景各异的员工,可以在一定程度上消除这种差异,而实际工作中我们发现,每个人都有自己的思想观点,很难统一。

(二)目标不一致。由于各个部门的职责不同,有着自身的目标,为了达成部门目标以及增加本部门的绩效和地位,各自为政,缺乏大局观念,在做决策时,其成员都会从部门利益出发,本能地做出有利于部门自身的选择,工作上一点点小事情,在竞争压力下很容易就演变成了部门之间的利益冲突问题,从而忽视了组织整体利益。

(三)缺少跨部门协作机制。跨部门协作机制,是在信息共享的基础上,实现工作互相衔接的过程,由不同职位层级的人员共同参与完成。目前,很多企业跨部门信息传递是分层的,部门领导和部门领导沟通,员工和员工沟通,两个层级之间的沟通不同步,造成部门间信息不对称;上下级、同级之间同样存在信息反馈不及时,使得问题得不到及时响应和解决,工作执行进度缓慢,影响协作效率。

(四)忽视跨部门沟通文化培养。企业总是强调团队合作精神,却忽视真正的沟通文化的培养。在企业内部,关于沟通的培训大多把关注点放在沟通技巧上,而忽视对于跨部门协作的思考,没有形成跨部门沟通良好氛围和模式。因此员工在沟通时,大多倾向于点对点的沟通,而不是快速有效的多方多渠道沟通,导致协作中诸多矛盾的产生。

三、破解跨部门协作困局的措施

(一)整合各部门目标。跨部门协作的首要要素就是有明确而共同的目标,各个部门职责不同,如果都只为自身的任务,而不顾整体利益,将会阻碍跨部门协作。因而,跨部门协作首先应制定共同的目标,然后将这一整体目标进行分解,形成各个部门的小目标,由各个部门协作配合共同实现。并且,目标要有广泛传播性,即在各个参与和不参与协作的部门广泛传播,为达到目标相互协调配合。

(二)明确责任规范作业流程。要使有效的跨部门协作常态化、习惯化,还应将合作活动形成流程规范,建立制度,并根据实际需要,及时审查更新,不断优化完善。每一个岗位都要有清晰的岗位职责,如果存在模糊地带,要及时界定,做到分工合理和权责分明;需要多方协作完成的,则需要明确协作的内容是什么,该由哪个部门、哪个人员负责。整体梳理出一条完整的跨部门协作工作流程,可以确保工作有条不紊地进行,也能有效避免后期出现相互推诿、扯皮的现象。

(三)打造协作交流平台。首先,可以通过信息技术打造组织内部协作交流平台,为所有人提供实时、精确的信息,以减少信息不及时不对称造成的误差、低效。此外,也可以设置联络员或专职协调部门、召开跨部门沟通会议等方式来建立起完善的协作交流平台。有了实时交流的渠道,不仅能快速解决问题,还有助于新创意、新方法在组织中迅速推广。

(四)建立绩效捆绑机制。众所周知,在团队合作中,团队绩效应大于各部分之和。在跨部门团队合作中,缺少任合一方工作都不能顺利开展,更无法达到想要的绩效成果。所以在绩效考核时,不能只把考核任务挂在最末端一方。同时应注意,在跨部门合作中,由于分工的不同,对于绩效贡献的比例亦不同,因此对跨部门合作工作的绩效考评,必须重视绩效捆绑和适当权重对应,把几方利益捆绑在一起,促进合作共赢。

(五)建立责任共担机制。跨部门合作时,工作环环相扣,任何一个环节出了问题,都不仅仅是担任该环节部门的问题,合作项目未完成预期目标的责任应由所涉部门共同担负。合作中各部门不应只是按流程标准的规定完成部门份内的事情,亦有责任跟进和协助前后手完成任务。如果发生问题合作方都不主动联系沟通,被动等待,很有可能导致问题扩大,造成双输的结局。

(六)培育沟通文化。企业文化是最有力的管理形式,可以改变人的意识完成洗脑,进而达到改变行为的目的,可以说企业文化是最强的战略执行力武器。公司管理层以身作则,建立明规则,鼓励员工之间、部门之间开展直接的面对面交流,开诚布公,建立彼此间的信任。同时管理层也要主动与员工沟通交流,肯定员工的付出与努力,那么公司自上而下就会形成团结、诚实、奋进工作的风气,部门间沟通协作必定顺畅。

四、结语

跨部门协作,不仅仅涉及到人,还涉及到职位、利益、资源,情况复杂。解决跨部门协作,不是简单地把部门管理者拉在一起谈谈就能办到的,需要组织中的每一位成员的积极响应与配合,也需要一定的时间来经营和训练。